Voorkom verzuim en uitval door op tijd het goede gesprek te voeren
Een goed gesprek helpt om signalen op tijd te herkennen, problemen bespreekbaar te maken en samen naar oplossingen te zoeken. De praktische leidraad ‘Sterk aan het Stuur – Beter in gesprek’ helpt leidinggevenden en HR- en P&O-professionals bij gesprekken over inzetbaarheid en verzuim.
De leidraad laat zien wanneer je welk gesprek voert, welke onderwerpen je bespreekt en welke vragen je kunt stellen. Van de start van een nieuwe medewerker tot het voorkomen van uitval en de begeleiding bij ziekte en herstel.
Welk gesprek voer je wanneer?
Een gesprek over inzetbaarheid of verzuim kan op verschillende momenten nodig zijn. De leidraad geeft praktische handvatten voor:
- onboarding: vanaf het sollicitatieproces tot de eerste werkdag en de eerste weken daarna;
- het inzetbaarheidsgesprek: om jaarlijks te bespreken hoe het gaat met werk, gezondheid, energie, werkplezier en ontwikkeling;
- het preventiegesprek: bij eerste signalen van overbelasting of mogelijk verzuim;
- het ziekmeldingsgesprek: direct bij een ziekmelding;
- het verzuimgesprek: om te bespreken wat nodig is voor herstel en terugkeer naar het werk;
- het herstelgesprek: bij de (gedeeltelijke) terugkeer na ziekte;
- het frequent verzuimgesprek: wanneer een medewerker drie keer of vaker ziek is binnen één jaar.
Per gesprek vind je het doel, het juiste moment en aandachtspunten voor het gesprek. Voor verschillende gesprekken bevat de leidraad daarnaast een concrete gespreksopbouw en voorbeeldvragen.
Signalen eerder herkennen
Soms zijn er al signalen voordat een medewerker uitvalt. Denk aan vermoeidheid, vaker te laat komen, slordiger werken, meer schades of veranderingen in gedrag. Ook opmerkingen over bijvoorbeeld werk, de thuissituatie of de werk-privébalans kunnen aanleiding zijn om te vragen hoe het gaat. De leidraad helpt om deze signalen te herkennen en op tijd het gesprek aan te gaan.
Zo voer je een goed gesprek
Hoe je een gesprek voert, is minstens zo belangrijk als wat je bespreekt. Daarom bevat de leidraad ook algemene gesprekstips. Bijvoorbeeld over een goede voorbereiding, open vragen stellen, luisteren zonder oordeel en samen zoeken naar haalbare oplossingen.
Ook het vervolg krijgt aandacht: maak concrete afspraken, leg deze vast en plan zo nodig direct een volgend gesprek.
Bij gesprekken over ziekte en verzuim is bovendien belangrijk dat je weet welke informatie je als werkgever of leidinggevende wel en niet mag vragen. Ook hiervoor bevat de leidraad praktische aandachtspunten.
Gesprekstips bij de hand met de waaier
Naast de uitgebreide online leidraad zijn de belangrijkste gesprekstips kort samengevat op gesprekskaartjes. Deze kaartjes zijn gebundeld in een handige waaier. Zo kun je de belangrijkste aandachtspunten er snel bij pakken bij de voorbereiding of tijdens een gesprek.
Ontwikkeld vanuit de praktijk
De leidraad is ontwikkeld binnen het project ‘Een duurzame werkplek voor iedereen’. SFM en FSO hebben hiervoor samen met vier bedrijven verschillende manieren getest om verzuim en uitval beter te voorkomen en te begeleiden. De ervaringen uit het project zijn verwerkt in de leidraad en gesprekskaartjes.
Bekijk de leidraad ‘Beter in gesprek’
Wil je weten hoe je verschillende gesprekken over inzetbaarheid en verzuim kunt aanpakken? Bekijk de online leidraad met gesprekstips, aandachtspunten en voorbeeldvragen.